1. Scope

This policy applies to the mobile app “YeojuTalk” and to the yeojutalk.klec.tech website (including the administrator console), operated by Yeoju Institute of Technology.

2. Personal data we collect

The University collects the minimum information needed to provide the Service.

What we do not collect: location data, advertising identifiers (iOS App Tracking Transparency, ATT), contacts or address books, and unique identifiers such as resident registration numbers. The SOS feature records only that a call was made; it does not collect your location.

3. Purposes of processing

• Membership management — checking applications, verifying membership of the University and approving or refusing it, identity verification, preventing misuse
• Notices — sending University notices, translating them into the user’s language, tracking who has read and acknowledged them
• Chat — providing class chats and one-to-one conversations, translated automatically into the recipient’s language
• AI QnA support — answering questions on academic, daily-life and visa matters and keeping a record of the conversation
• Notifications — delivering alerts about notices, chats and the outcome of registration
• Safety and reporting — receiving and reviewing reports and applying measures such as restrictions
• Service improvement — checking errors and stability (processed in a form that does not identify individuals)

4. Retention period

As a rule, personal data is destroyed without delay when you leave the Service or when the purpose of processing has been achieved. Where the law requires retention, the data is kept only for that period and then destroyed.

5. Processors

The University entrusts the processing of personal data to the following providers in order to run the Service.

The University sets out safeguards for the secure handling of personal data in each processing agreement and supervises compliance. Any change to the entrusted work or to the processors will be published in this policy.

6. Transfers outside Korea

To provide the Service, personal data is transferred outside Korea as set out below. You may refuse such transfers; if you do, features that depend on them — automatic translation and AI support — may not be available.

Automatic translation and AI support work only if you have expressly consented in the app to the Terms of Service and to the transfer of your data to third parties. You can withdraw that consent at any time in the app’s settings.

7. Disclosure to third parties

The University does not disclose users’ personal data to third parties, except in the following cases.

• where the user has consented in advance;
• where there is a specific provision of law, or an investigative authority requests it in accordance with the procedures and methods laid down by law.

Under no circumstances does the University provide or sell personal data to third parties for marketing or advertising purposes.

8. App permissions

The app asks for the permissions below to provide its features. Optional permissions can be refused, and the rest of the app will still work.

You can withdraw a permission at any time in your device settings (iOS: Settings > YeojuTalk / Android: Settings > Apps > YeojuTalk > Permissions).

9. Your rights and how to exercise them

You may exercise the following rights at any time.

• Access — see the information registered about you in Settings > Profile in the app.
• Correction — change your name, language, profile photo and similar details directly in the app.
• Deletion — delete your account in Settings > Delete account. If you cannot use the app, see the account deletion guide.
• Suspension of processing and withdrawal of consent — withdraw your consent to automatic translation and AI support, and turn off notifications, in the app’s settings.

You may also exercise these rights by writing to support@yeoju.ac.kr. After verifying your identity, the University will act on the request and inform you of the result within 10 days. If the request is made by a legal representative or an authorised agent, documentation of that authority is required.

10. Destruction of personal data

• Procedure — personal data whose retention period has expired or whose purpose has been achieved is destroyed without delay and is not moved to separate storage. Data that must be retained by law is stored separately from other personal data and destroyed when that period ends.
• Method — data in electronic files is permanently deleted so that it cannot be recovered; any printed material is shredded or incinerated.

11. Security measures

• Encryption in transit — all communication between the app or website and the servers is encrypted with HTTPS (TLS).
• Encryption at rest — the database and file storage are encrypted with AES-256, and passwords are stored in a form that cannot be decrypted.
• Access control — Row Level Security is applied to every table so that users can read only the data they are allowed to see. Administrator rights are split between University administrators and class administrators.
• Authentication — token-based authentication with expiry is used, and credentials are held in the device’s secure storage.
• Secret management — API keys for external services are held only in server environment variables and are never bundled into the app.
• Backups — the database is backed up automatically every day, and backups are protected to the same standard.

12. Users under 18

YeojuTalk is only for people aged 18 or over. The University does not approve registrations from anyone under 18 and, if this is discovered after registration, deletes the account and its personal data without delay.

13. Data protection officer

The University has designated the following data protection officer to oversee personal data processing and to handle users’ complaints and remedies.

Enquiries, complaints and requests for remedy relating to personal data sent to the address above are answered without delay.

14. Remedies for infringement of your rights

If you need advice about, or wish to report, an infringement of your personal data rights, you can contact the following Korean authorities.

• Personal Information Infringement Report Centre — privacy.kisa.or.kr / 118 (no area code)
• Personal Information Dispute Mediation Committee — kopico.go.kr / 1833-6972
• Supreme Prosecutors’ Office, Cyber Investigation Division — spo.go.kr / 1301 (no area code)
• Korean National Police Agency, Cyber Bureau — ecrm.police.go.kr / 182 (no area code)

15. Changes to this policy

If anything in this policy is added, removed or changed, we will announce it in the app and on this page at least 7 days before it takes effect. Changes that materially affect users’ rights will be announced 30 days in advance.

1. 총칙과 적용 범위

본 방침은 여주대학교가 운영하는 모바일 앱 “여주대톡”과 yeojutalk.klec.tech 웹사이트(관리자 웹 포함)에 적용됩니다.

2. 수집하는 개인정보 항목

학교는 서비스 제공에 필요한 최소한의 정보를 수집합니다.

수집하지 않는 정보: 위치 정보, 광고 식별자(iOS 앱 추적 투명성, ATT), 연락처·주소록, 주민등록번호를 포함한 고유식별정보는 수집하지 않습니다. SOS 기능은 발신 사실만 기록하며 위치를 수집하지 않습니다.

3. 개인정보의 처리 목적

• 회원 관리 — 가입 신청 확인, 학교 구성원 여부 확인 및 승인·거부, 본인 확인, 부정 이용 방지
• 공지 전달 — 학교 공지 발송, 이용자 언어로의 번역 제공, 열람·확인 현황 관리
• 채팅 서비스 — 반 채팅 및 1:1 대화 제공, 수신자 언어로의 자동 번역
• AI QnA 상담 — 학사·생활·비자 관련 질문에 대한 답변 제공 및 상담 이력 관리
• 알림 발송 — 공지, 채팅, 가입 승인 결과 등에 대한 알림 전달
• 안전 및 신고 처리 — 신고 접수·검토, 이용 제한 등 조치
• 서비스 개선 — 오류 확인 및 안정성 점검(개인을 식별하지 않는 형태로 처리)

4. 보유 및 이용 기간

원칙적으로 개인정보는 회원 탈퇴 또는 처리 목적 달성 시 지체 없이 파기합니다. 다만 법령에서 보존을 요구하는 경우에는 해당 기간 동안만 보관한 뒤 파기합니다.

5. 처리위탁

학교는 서비스 제공을 위해 아래와 같이 개인정보 처리 업무를 위탁하고 있습니다.

학교는 위탁 계약 시 개인정보의 안전한 관리를 위한 사항을 명시하고, 수탁자가 이를 준수하는지 관리·감독합니다. 위탁 업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우 본 방침을 통해 공개합니다.

6. 국외 이전

서비스 제공을 위해 아래와 같이 개인정보가 국외로 이전됩니다. 이용자는 국외 이전을 거부할 수 있으며, 거부하는 경우 자동 번역과 AI 상담 등 해당 기능의 이용이 제한될 수 있습니다.

자동 번역과 AI 상담은 앱에서 이용약관 및 제3자 전송에 명시적으로 동의한 경우에만 동작합니다. 동의는 앱 설정에서 언제든지 철회할 수 있습니다.

7. 제3자 제공

학교는 이용자의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 다음의 경우는 예외로 합니다.

• 이용자가 사전에 동의한 경우
• 법령에 특별한 규정이 있거나 수사기관이 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 요구한 경우

학교는 어떠한 경우에도 마케팅·광고 목적으로 개인정보를 제3자에게 제공하거나 판매하지 않습니다.

8. 앱 접근 권한

서비스 기능 제공을 위해 아래 권한을 요청합니다. 선택 권한은 허용하지 않아도 나머지 기능을 이용할 수 있습니다.

허용한 권한은 기기의 설정(iOS: 설정 > 여주대톡 / Android: 설정 > 앱 > 여주대톡 > 권한)에서 언제든지 철회할 수 있습니다.

9. 이용자의 권리와 행사 방법

이용자는 언제든지 다음 권리를 행사할 수 있습니다.

• 열람 — 앱의 설정 > 프로필에서 등록된 정보를 확인할 수 있습니다.
• 정정 — 이름, 언어, 프로필 사진 등은 앱에서 직접 수정할 수 있습니다.
• 삭제 — 앱의 설정 > 계정 삭제에서 탈퇴할 수 있습니다. 앱을 사용할 수 없는 경우 계정 삭제 요청 안내를 참고하세요.
• 처리 정지 및 동의 철회 — 자동 번역·AI 상담 동의와 알림 수신은 앱 설정에서 철회할 수 있습니다.

위 권리는 support@yeoju.ac.kr 로 요청하여 행사할 수도 있으며, 학교는 본인 확인 후 10일 이내에 처리하고 결과를 알려 드립니다. 법정대리인이나 위임받은 자를 통해 요청하는 경우 위임 사실을 확인할 수 있는 서류가 필요합니다.

10. 파기 절차와 방법

• 절차 — 보유 기간이 지나거나 처리 목적이 달성된 개인정보는 별도의 분리 보관 없이 지체 없이 파기합니다. 법령에 따라 보존해야 하는 정보는 다른 개인정보와 분리하여 저장한 뒤 기간 종료 시 파기합니다.
• 방법 — 전자적 파일 형태의 정보는 복구할 수 없는 방법으로 영구 삭제하며, 출력물이 있는 경우 분쇄하거나 소각합니다.

11. 안전성 확보 조치

• 전송 구간 암호화 — 앱·웹과 서버 사이의 모든 통신을 HTTPS(TLS)로 암호화합니다.
• 저장 데이터 암호화 — 데이터베이스와 파일 저장소는 AES-256으로 암호화되어 저장되며, 비밀번호는 복호화할 수 없는 방식으로 저장합니다.
• 접근 통제 — 모든 테이블에 행 수준 보안(Row Level Security)을 적용하여 이용자는 자신에게 허용된 데이터만 조회할 수 있습니다. 관리자 권한은 학교 담당자와 반 담당자로 분리해 부여합니다.
• 인증 — 만료 시간이 있는 토큰 기반 인증을 사용하고, 인증 정보는 기기의 보안 저장소에 보관합니다.
• 비밀 관리 — 외부 서비스 인증 키는 서버 환경 변수로만 관리하며 앱에 포함하지 않습니다.
• 백업 — 데이터베이스는 매일 자동 백업하며 백업본도 동일한 수준으로 보호합니다.

12. 만 18세 미만의 이용 제한

여주대톡은 만 18세 이상만 이용할 수 있습니다. 학교는 만 18세 미만 이용자의 가입을 승인하지 않으며, 가입 이후 확인된 경우 해당 계정과 개인정보를 지체 없이 삭제합니다.

13. 개인정보 보호책임자

학교는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하고 이용자의 불만과 피해 구제를 처리하기 위하여 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.

개인정보와 관련한 문의, 불만 처리, 피해 구제에 관한 사항을 위 연락처로 접수하시면 지체 없이 답변해 드립니다.

14. 권익침해 구제 방법

개인정보 침해로 인한 상담과 신고가 필요한 경우 아래 기관에 문의할 수 있습니다.

• 개인정보 침해신고센터 — privacy.kisa.or.kr / (국번 없이) 118
• 개인정보 분쟁조정위원회 — kopico.go.kr / 1833-6972
• 대검찰청 사이버수사과 — spo.go.kr / (국번 없이) 1301
• 경찰청 사이버수사국 — ecrm.police.go.kr / (국번 없이) 182

15. 처리방침의 변경

본 방침의 내용이 추가·삭제되거나 변경되는 경우, 시행일로부터 최소 7일 전에 앱 공지와 본 페이지를 통해 안내합니다. 다만 이용자의 권리에 중대한 영향을 미치는 변경은 30일 전에 안내합니다.